會議策劃不是簡單的PPT的堆砌，而必須是根據會議的目的借助一定的科學方法和藝術，為決策、計劃而構思、會議策劃設計、制作策劃方案以達到最終的會議效果，好的會議策劃，一定是對具體的執(zhí)行方案有深入的思考，具有可行性；一定是在某些方面有突破，有新意、有創(chuàng)意才行。

一、會前籌劃

▲確定會議主題→確定議事日程→確定參會人選

▲會前通知：通知參會人員

方式：電話通知或書面通知

內容：時間、地點、參加人員范圍、會議內容、會期、報到地點、要求（筆記等）

注意：通知后需落實有關負責人是否收到，并及時記錄

→確定最后參會人員

統(tǒng)計制作參會人員名單，包括參會人員所屬區(qū)域、姓名、性別、職務，并最后按照其職務統(tǒng)計分類；

統(tǒng)計交通路線，到達時間，飛機或火車，安排接送，詳細寫清楚參會人員所屬區(qū)域、姓名、性別、職務、電話；

▲聯系酒店：聯系房間

預定房間（數量、類型、時間、價格）

→聯系會議室

會議廳（容量、時間、設備、價格）

→餐飲安排

是否需要在會議時準備茶點，是否需要在會后安排一個宴會，是否需要提供飲用水，正餐有多少人安排多少桌

▲會議準備材料：

1、領導講話稿；

2、發(fā)放資料：會議日程安排表、鉛筆和紙、講演稿（不做保密的可以為與會代表每人一份）、其他文件、房卡等；

3、會議設備：電腦、投影儀、激光筆、話筒、錄音錄像設備；

▲場地布置：

1、會議橫幅

2、主席臺的安排：誰？幾個人？怎樣安排？是否需要銘牌？位置如何安排、會場的衛(wèi)生、椅子、凳子、是否夠用？怎樣安排？是多個分店（部門）的來的，除主管和中層外，其他要分區(qū)坐（座），一個團隊一個區(qū)域。

3、燈光、音響、話筒、空調、現場調試的人員，會場都要作好安排?。ㄔO備最好準備2套以上）

4、如果發(fā)放獎品：要提前準備好，先發(fā)的放在上面，后發(fā)的放在下面（但要注意不要混淆、怕壓的物品要注意單放）。準備的禮儀人員是否設置好上臺的時間、路線、方式？穿戴是否整齊、符合要求？會前是否進行過演練？

5、非常重要的會議，請速記員。

6、國際性會議，準備同音翻譯。

▲支出預算：文件資料、路費、房間、餐飲、會議場地租借、相關設備及現場布置都需要花錢，大概多少費用也要在方案結尾概算一下。

▲部門分工

二、會中安排

設立簽到處：參會人員統(tǒng)一簽到，領取房卡，發(fā)放資料袋，說明注意事項（比如手機、著裝），咨詢返程時間及交通路線，統(tǒng)計并通知安排；

餐飲問題：選擇對應的主管交流、座談，要注意事先安排：那些人去？吃什么？不吃什么？在哪里？

注意事項：

1、空調的溫度問題（作為主導會議方必須全程關注，溫度是否過高、過低），會場的空調在冬天合適，是否在夏季可以？（如果在高樓層，因為溫度會往上走，導致原空調失效），這些必須在會議前進行安排，可以提前進行降溫或升溫！

2、燈光音響效果

3、沖水：沖水不能沖著對方，要拿起杯子，不要對著領導沖水，不要擋住領導形象，不能直接在桌面上沖等。（1、整個會議的過程中要保證有飲用水。2、要保證每一個人都有水喝，但不要試圖在沖水時每一個都去沖。3、對領導、主席臺、主持人、特殊人物一定要保證有水，參會者不一定照顧到。）

4、會議中途休息：放音樂，1、播放時要注意選擇歌曲，要選擇輕音樂，膾炙人口的歌曲，避免流行歌曲、搖滾等不適合場景的歌曲2、聲音一定不能太吵，因為開會大腦都容易類，在下一節(jié)會議時會產生疲勞感3、在快開始前1-2分鐘關掉音樂，一般這是大家入座的通知，這時主持人要上臺組織大家入座。

5、確保條幅、話筒、投影儀、電腦、桌簽、咖啡杯、茶水等正常

6、確定會議記錄人員、話筒接遞員、會議攝像者等；

三、會后收尾

▲退房：結賬，收回房卡安置好不能及時離開的與會者。

▲送站：根據返程時間，統(tǒng)籌規(guī)劃，送參會人員

▲會議照片：如有人需要，抽時間拷給他們，會后郵件發(fā)送很不方便

▲收拾：會議物品，避免忙中出錯，遺漏東西

▲整理會議記錄，總結為會議紀要

▲進行會議總結，分析不足之處，保留不錯環(huán)節(jié)

會議指南：一、會議背景及目的、會議主題及議題、參辦單位、大會主席、副主席、會議時間和地點；

資料整理：杭州伍方會議服務有限公司